上司へのメールの返信が遅くなった時に注意する3つのこと!

サラリーマンのススメ
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あ〜、上司へのメールの返信が遅くなったよ!どうしよう…

上司からメールが来た時はできるだけ早く返信するのは、社会人としてのマナーでもあります。でも、四六時中メールが来るのを待っているわけではないので、メールの返信が遅くなった…そんな時もありますよね。

できることなら穏便にことを済ませたいわけですが、上司にどんなお詫びのメール返信をすれば良いのでしょうか。そこでこの記事では、

  • 上司へのメールの返信が遅くなった時に注意する3つのこと
  • メールの返信が遅くなった時のお詫びのメール例文
  • 上司とのメールの最後の締めの挨拶

の3点を紹介したいと思います。

HAYATO
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返信後、読み直してみると、とんでもない文章を送ってしまってた…と、ならない為にも、私が上司とのメールのやり取りで使っていた例文も紹介したいと思いますので、あなたのケースと当てはめてみてください。

上司へのメールの返信が遅くなった時に注意する3つのこと

時間がない時に限って、

  • 上司へ遅くなった返信メールを急いで返信しなければいけない!
  • 早く送ろうと思って、焦って取りあえずメールをしておこう!
HAYATO
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ちょっと待ってください!それで大丈夫ですか!?

遅れたメールを何も考えずに送ってしまわない為にも、今から紹介する3つの注意点を知っておきましょう。

注意点その1:件名は忘れずに書く

まず、当然のことですが、「返信が遅くれました」と返事が遅くなったことを認める文面をまず初めに書いておくことが大事です。

件名を書かずに本文をすぐ書いてしまうと、上司のスマホ、携帯の受信ホルダーは他にも沢山のメールが来ているかもしれません。

件名が書かれていなかったばかりにあなたの送ったメールが見過ごされてしまう可能性があるのです。

その為、自分は上司にメールを送ったと思っていても上司はその返信を見ていない…。そうなると、両者の食い違いが起きてしまうので結果、残念なことになってしまうこともあります…。

HAYATO
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メール内の件名を書くことはビジネスマナーとしても常識なのです。

メールの返信が遅くなったことで、焦ってスルーしてしまう事のない様、これからは普段のメールにも件名を書く癖を付けておくといいといいですね。

注意点その2:謝罪の言葉を入れる

本来であれば、始めの文章はお疲れ様ですと書き、本文の内容へと入っていくと言うのが一般的です。もし、メールの内容が重要な場合は申し訳ない気持ちをメール内に表す必要があります。

その為、メール本文内にもまずは謝罪の言葉を入れます。

リアルでも、相手の所へ訪問し謝罪する時は、オフィスのドアを開けるなり直ぐに顔をみて謝罪をするはずです。

HAYATO
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それが誠意を見せる事に繋がりますよね。

リアルの時と同じで、「お疲れ様です」と書くと何か余裕があるように見える感じがしますので、しっかりと申し訳ない気持ちを伝えるのであれば、まずは謝罪の言葉を初めに書く様にしましょう!

注意点その3:ダラダラと理由を書かない

どうしてもメールの返信が遅くなった理由を伝えようとすると文章が長くなってしまいがちです。しかし、だらだらとこちらの思いを書いて送ってしまうと、逆に、

「なんなんだこいつは!?」

と思われかねません。メールを貰った上司は読むのもうんざりしてしまい、うっとしい印象しか残りません。そうなると返信したメール内容によっては上司への好感度を落としてしまう可能性すらあります。

それよりも、謝罪文〜最後に決意的な文を書いておくと上司にも好印象として残りやすいです。また、メールだけでは…と気になるのであれば、

「直接会って話がしたいのですが、時間は何時ならよろしいでしょうか!?」

とアポイントを取っておくのもいいですね。その際は、謝罪文とは違う、別のメールでアポイントを取り付ける様にしてください。要は、

  • 謝罪文は謝罪文
  • アポイントはアポイント

とメールも使い分けることが大事です。

メールの返信が遅くなった時のお詫びのメール例文

○○部長  ○○です

返信が遅くなり大変申し訳ございません。今後この様なことがないように気を付けて参ります。

○○部長  ○○です

大変返信が遅くりまして、ご迷惑をお掛けし申し訳ございません。二度とこのような事がないように身を引き締めしていきますので今後ともよろしくお願い致します。

上司とのメールの最後の締めの挨拶ってどうすればいい?

これに関しては、上司に対して感謝してることのアピールを強く文面に出すと良いと思います。例えば、

この度は○○部長の心使いに誠に有難く感じでおります。
深く感謝しております。

でもいいと思います。

私はこの会社の発展の為に全力で取り組んでいきます。

とか、

精進していきます。

でもいいと思います。自分の決意表明を入れる事で上司からすると頑張ろうと思っている事が上司へ伝わります。

そうする事で、今までと変わらず上司も、指導、教育、アドバイスをしていこうという気持ちにもなります。

HAYATO
HAYATO

やはり、謝罪文を送るにしても好印象を持って貰う事が大事だと思います。当然言葉だけでなく仕事上の実績をあげる努力は必要不可欠ですが、何かしら言葉を使い伝える事で今後の関係も良好になる可能性はあります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は上司へのメールの返信が遅くなった時に注意する3つのことについて紹介してみました。

上司といえども基本的には人間関係の延長線上ですので、人と接する為の本質さえ知っておくとメールの返信が遅くなったりしても、それなりの対処ができるはずです。

最近はメールやLINEなどの便利なツールがありますが、一番は直接会ってその誠意を見せることが大切だという事を忘れてはいけません。

また中には上司と揉めてしまうこともあるかもしれません、そんな時の対処法として「上司と合わないから辞めたいと思った時の対処」に書いたことを覚えておくと良いかもしれません。

またあなたは労働組合に所属していますか?もしまだ入っていないようであればまず「労働組合に加入することによるメリットとデメリット」を読んでから労働組合に入るか否かを決めるようにしてみてください。

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